공공기관에서 일하다 보면 매번 비슷한 문구를 반복해서 입력할 일이 정말 많아요. 공문 인사말, 부서명과 직위, 이메일 서명, 자주 쓰는 안내 문구까지 — 손에 익어서 큰 불편함 없이 쳐왔는데, 어느 날 문득 '이거 매번 새로 치는 거, 시간 아깝지 않나?' 싶더라고요.
그러다 알게 된 게 한글(아래아한글)의 상용구 기능이에요. 알고 나니 진작 썼으면 좋았겠다 싶을 정도로 간단하고 유용해서, 저처럼 반복 문구 입력에 시간을 쓰고 계신 공무원·공공기관 재직자분들께 도움이 될 것 같아 정리해봅니다.
📌 글의 순서
상용구가 뭐길래? 글자 상용구 vs 본문 상용구
한글에는 자주 쓰는 문장을 미리 저장해두고, 짧은 준말만 입력하면 바로 불러올 수 있는 상용구 기능이 있어요. 이걸 잘 활용하면 매번 똑같은 문장을 처음부터 다시 치는 수고를 확 줄일 수 있습니다.
상용구는 저장하는 내용에 따라 두 가지로 나뉘는데, 이 차이를 알고 시작하는 게 중요해요.
| 구분 | 저장되는 내용 | 이럴 때 사용 |
|---|---|---|
| 글자 상용구 | 글자(텍스트)만 저장 | 부서명, 직위, 반복 안내 문구처럼 서식이 필요 없는 짧은 텍스트 |
| 본문 상용구 | 글자 + 글자 모양 등 서식까지 저장 | 굵기·색상·크기가 지정된 인사말, 서명 블록처럼 모양까지 유지하고 싶은 문장 |
단순히 텍스트만 필요하면 글자 상용구로, 서식까지 그대로 살리고 싶으면 본문 상용구로 등록하면 됩니다.
상용구 직접 입력해서 등록하기 (Ctrl+F3)
가장 기본적인 방법은 상용구 관리 창을 열어서 직접 입력하는 거예요. 순서는 다음과 같습니다.
- 메뉴에서 [입력 > 입력 도우미 > 상용구 > 상용구 내용]을 클릭합니다. 단축키는 Ctrl+F3이에요.
- 상용구 목록 창에서 + 버튼을 클릭합니다.
- 준말은 기억하기 쉽게 정하고, 본말에 실제로 등록할 문장을 입력한 다음 [설정]을 클릭하면 글자 상용구로 추가됩니다.
🌟 Tip. 준말은 너무 길게 정하면 오히려 타이핑할 게 많아지니, 자기만 아는 짧은 조합(초성이나 약어 등)으로 정해두면 훨씬 빠르게 불러올 수 있어요.
등록해 둔 상용구, 이렇게 불러와서 씁니다
등록만 해두고 못 쓰면 소용없겠죠. 사용법도 아주 간단해요.
- Ctrl+F3을 눌러 상용구 목록을 엽니다.
- 삽입하려는 상용구를 선택한 다음 엔터키를 누르거나 [넣기]를 클릭하면 바로 본문에 삽입됩니다.
매번 몇 줄씩 되는 문장을 처음부터 치던 걸 생각하면, 이 두 단계만으로 끝난다는 게 꽤 만족스러워요.
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문장 블록 지정해서 바로 등록하기 (Alt+I)
이미 문서에 써놓은 문장을 상용구로 등록하고 싶다면, 굳이 상용구 창을 열어서 다시 옮겨 적을 필요가 없어요. 블록 지정만으로도 바로 등록이 가능합니다.
- 상용구로 쓸 문장을 블록으로 설정합니다.
- Alt+I를 눌러 상용구 등록 창을 띄웁니다.
- 글자 속성 유지를 선택하면 서식까지 저장하는 본문 상용구로, 글자 속성 유지하지 않음을 선택하면 글자 상용구로 등록됩니다.
저는 이 방법을 훨씬 자주 써요. 이미 작성해둔 문서에서 반복되는 문구를 발견하면, 그 자리에서 바로 블록 지정 후 Alt+I 한 번으로 등록해버리는 게 훨씬 손이 덜 가더라고요.
공공기관 업무에서 상용구, 이렇게 써봤어요
경기도농수산진흥원에서 학교급식이나 농산물 마케팅 관련 업무를 하다 보면, 공문이나 보도자료를 쓸 때마다 반복되는 부분이 은근히 많아요.
- 공문 첫머리에 늘 들어가는 인사말·안내 문구
- 문서 끝에 붙이는 부서명, 직위, 담당자 서명 블록
- 보도자료·안내문에 자주 등장하는 기관 소개 문구
- 협조 요청 시 반복되는 정형화된 안내 문장
이런 것들을 하나씩 상용구로 등록해두니, 문서 작성 시간이 눈에 띄게 줄었어요. 특히 서명 블록처럼 글자 모양(굵기·색상)이 정해진 문구는 본문 상용구로 등록해두면, 매번 서식을 다시 맞출 필요 없이 그대로 삽입되어서 훨씬 편합니다.
📢 실무 팁. 반복 문구가 있는 문서를 발견할 때마다 바로 상용구로 등록해두는 습관을 들이면, 몇 주만 지나도 나만의 '자주 쓰는 문구 사전'이 완성돼요.
마무리하며
별거 아닌 기능처럼 보일 수 있지만, 막상 써보면 반복 문구 입력에 쓰던 시간이 확실히 줄어드는 게 체감돼요. 저처럼 매번 같은 문장을 새로 치고 계셨다면, 오늘 소개해드린 방법으로 하나씩 등록해보시길 추천합니다.
이 글이 저와 비슷하게 반복 문서 작성에 시간을 쓰고 계신 공무원·공공기관 재직자분들, 그리고 검색으로 이 글을 찾아오신 모든 분들께 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠어요.
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